El rol de comité
Supervisar con datos, sin meter mano en la operación
El comité responde ante los vecinos por decisiones que no ejecuta. Su rol en Ágora está hecho para eso, ve todo lo que necesita para supervisar y no puede alterar nada de lo que supervisa.
Por qué existe este rol
El lugar de comité o mesa directiva en la operación
La mesa directiva ocupa la posición más incómoda de una comunidad: responde ante los vecinos por una operación que no ejecuta. Cuando alguien reclama en la calle por la morosidad o por un gasto, quien da la cara es el comité, y casi siempre lo hace con información de segunda mano que le pasó la administración cuando pudo.
Su rol en Ágora resuelve eso con una regla simple: acceso completo de consulta y cero capacidad de ejecución. Ve la morosidad por vivienda, el estado de la cobranza, los ingresos por concepto y la bitácora de auditoría de lo que hizo la administración. No necesita pedir nada ni esperar a que alguien arme un reporte.
Y lo que no puede hacer protege a las dos partes. Un comité que pudiera condonar adeudos o mover saldos dejaría de ser un órgano de supervisión y se convertiría en un segundo administrador sin responsabilidad. La separación de funciones no es una limitación del software: es lo que hace que la supervisión tenga sentido.
Permisos
Lo que puede hacer y lo que no
La segunda lista es la que importa cuando un comité revisa el sistema antes de firmar.
- Consultar el reporte de morosidad de la comunidad, por antigüedad y por vivienda.
- Ver el estado de cobranza del mes y compararlo con los meses anteriores.
- Revisar los ingresos por concepto, separando cuota ordinaria, extraordinarias y recargos.
- Consultar la bitácora de auditoría, es decir, quién hizo qué y cuándo.
- Ver los reportes de accesos y de uso de amenidades.
- Entrar al padrón para efectos de asamblea y cálculo de quórum.
- Publicar y consultar actas de asamblea y documentos de gestión.
- Emitir comunicados que le corresponden, como convocatorias y resultados de asamblea.
- Exportar cualquier reporte en Excel o PDF para llevarlo a la junta.
- Emitir cuotas ni cargos de ningún tipo.
- Aplicar pagos, hacer ajustes ni condonar adeudos.
- Editar el padrón de residentes ni dar de alta viviendas.
- Cambiar configuraciones de la comunidad, cuotas o reglas de recargo.
- Registrar accesos ni modificar la bitácora de caseta.
- Dar de alta o desactivar usuarios.
- Entrar a datos de otra comunidad, aunque la administre la misma empresa.
Su pantalla
Lo que ve al entrar
La morosidad del mes, al frente
Cuántas viviendas deben, cuánto y desde cuándo. Es la primera pregunta de cualquier junta y no debería requerir pedirla.
El estado de la cobranza
Lo emitido, lo cobrado y el porcentaje de recuperación, con la comparación de los meses anteriores para ver la tendencia.
Los documentos de gestión
Actas, estados financieros y reportes publicados, ordenados por fecha y listos para descargar.
La bitácora de auditoría
Los movimientos sensibles de la administración, con usuario, fecha y motivo. Es su herramienta de supervisión, no un archivo escondido.
Ningún botón que ejecute
La pantalla no ofrece emitir, ajustar ni condonar, porque el rol no puede hacerlo. La restricción es visible, no una sorpresa al hacer clic.
18
8.4% del padrón
1 mes de atraso
$20,350
2 meses de atraso
$14,800
3 meses o más
$25,900
$61,050
Un día en su vida
Una semana de asamblea para la mesa directiva
Contado como pasa, con horas reales y decisiones reales.
Revisa el corte del mes
Entra desde su celular y ve la morosidad de agosto, 18 viviendas y $61,050. No tuvo que pedirle el reporte a la administración.
Pide una aclaración
Un ajuste le llamó la atención. Abre la bitácora, ve quién lo hizo, cuándo y con qué motivo, y le queda claro sin llamar a nadie.
Publica la convocatoria
Manda el comunicado con el orden del día y adjunta el estado financiero. Ve que el 87% de las viviendas lo abrió.
Manda recordatorio a quien falta
A las viviendas que no leyeron la convocatoria les llega un segundo aviso, sin volver a escribirle a toda la comunidad.
Preside la asamblea
Calcula el quórum con el padrón, presenta el mismo reporte que todos ya vieron y la junta se va en decisiones, no en verificar cifras.
Sube el acta
Sube el acta firmada a documentos. Queda con su fecha y cualquier residente la puede consultar desde su app.
Qué módulos usa
Los módulos donde comité o mesa directiva trabaja
Reportes y finanzas
Morosidad, ingresos y accesos del mes, listos para la asamblea.
Documentos y actas
Reglamento, actas de asamblea y estados financieros en un solo lugar.
Pagos y cuotas
Emite la cuota del mes, aplica recargos y cada vivienda ve su estado de cuenta.
Roles y permisos
Cada persona ve lo que le toca ver, y queda registrado quién hizo qué.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan del rol de comité o mesa directiva
Si te falta algo, en la demo entramos con este rol y lo vemos en pantalla.
Ver todas las preguntas¿Puede el comité modificar saldos o condonar adeudos?
No, y es la característica principal del rol. El comité supervisa; la administración ejecuta. Separar esas dos funciones es lo que hace que la supervisión signifique algo.
¿Qué es la bitácora de auditoría y por qué la ve el comité?
Es el registro de los movimientos sensibles: emisiones, aplicaciones de pago, condonaciones y cambios en el padrón, con usuario, fecha y motivo. El comité la consulta porque es su herramienta para responder ante los vecinos con datos.
¿Cuando cambia la mesa directiva se pierde el acceso al histórico?
No. El cambio de comité es un cambio de permisos, no una entrega de archivos. La mesa que entra encuentra las actas, los estados financieros y los reportes de años anteriores completos.
¿El comité puede ver quién debe, con nombre y vivienda?
Sí. El reporte de morosidad incluye el detalle por vivienda, porque es la información que la mesa directiva necesita para tomar decisiones de cobranza. Lo que se publica a la comunidad son totales.
¿Puede el comité mandar comunicados?
Sí, los que le corresponden como órgano de la comunidad, típicamente convocatorias, acuerdos y resultados de asamblea, con el mismo acuse de lectura.
Los otros roles
Quién más usa Ágora en la comunidad
Siguiente paso
Ve Ágora con los datos de tu comunidad
Agenda 20 minutos. Cargamos tu padrón de muestra y te mostramos la operación de un día completo: cuota, pase de visita y bitácora de caseta.
Sin compromiso. Implementación acompañada y migración de padrón y saldos incluidas.