Incidencias y mantenimiento
Un reporte con folio y responsable, no un mensaje que se pierde
El residente reporta la luminaria fundida con foto desde su celular, el reporte recibe folio, se le asigna un proveedor y todos ven en qué va. Nada de pendientes que se hunden en el grupo.
El problema hoy
Cómo se resuelve esto sin un sistema
El mantenimiento de una comunidad se administra por mensaje, y los mensajes se pierden. Alguien escribe en el grupo que la luminaria de la calle 4 está fundida, siguen treinta mensajes de otro tema y el reporte desaparece. Dos semanas después el mismo vecino vuelve a escribir, ahora molesto, y la administración se enfrenta a un reclamo por algo que nunca supo que existía.
Sin folio no hay seguimiento posible. No se puede saber cuántos reportes hay abiertos, cuáles llevan más tiempo ni quién quedó encargado de cuál. La administración trabaja de memoria y en modo reactivo: atiende lo que le reclaman más fuerte, no lo que lleva más tiempo esperando.
Y el residente asume que nadie hizo nada. Es la parte más costosa. Aunque la administración ya llamó al proveedor y esté esperando una pieza, desde afuera no se ve ningún avance. La falta de seguimiento visible es lo que convierte un problema de mantenimiento en un problema de confianza con la mesa directiva.
Cómo funciona
Cómo se resuelve una incidencia
Se levanta el reporte
El residente toma la foto, describe el problema y elige la categoría. El folio se genera al instante y él lo puede seguir.
Se clasifica y se asigna
La administración define prioridad y asigna al proveedor o al personal de mantenimiento que corresponde.
El proveedor recibe la orden
Le llega con la descripción, la foto, la ubicación y el contacto. Entra a la comunidad con un pase ligado a su orden.
Se registra el avance
El proveedor deja nota de lo que encontró. Si falta una pieza, el reporte queda en espera con el motivo escrito, no en el aire.
Se cierra con evidencia
Se sube la foto del trabajo terminado y el reporte se cierra. El residente que lo levantó recibe el aviso.
Queda en el reporte
Cuántas incidencias hubo, de qué tipo, cuánto tardaron en cerrarse y qué proveedor atendió cada una.
Luminaria fundida · área común 3
Reportó Casa 118 · prioridad media · 1 foto adjunta
- Reportada por Casa 118, con foto
- Asignada a Jardinería del Bajío
- Proveedor en sitio · pieza pedida
- Cierre con evidencia y visto bueno
A detalle
Lo que hace el módulo, sin adjetivos
Cada punto es una función concreta que ya existe en el producto.
Folio desde el primer momento
Todo reporte nace con folio. Es lo que permite darle seguimiento, buscarlo semanas después y hablar de él sin ambigüedad.
Fotos y ubicación
El residente adjunta fotos y señala dónde está el problema, así el proveedor llega sabiendo qué va a encontrar.
Categorías y prioridad
Alumbrado, jardinería, plomería, portón, alberca. La categoría define a quién se asigna y la prioridad define el orden de atención.
Asignación a proveedor con acceso limitado
El proveedor asignado entra a la comunidad con un pase ligado a su orden, y solo ve las incidencias que le tocan.
Estados con motivo
Abierta, asignada, en proceso, en espera de pieza, cerrada. Cuando algo se detiene, el motivo queda escrito y el residente lo puede ver.
Incidencias desde la caseta
El guardia levanta reportes de lo que ve en su ronda —una lámpara apagada, un portón que no cierra— sin depender de que un vecino lo reporte.
Incidencias privadas de una vivienda
Una fuga dentro de una casa se puede reportar como asunto de esa vivienda, visible solo para ella y la administración.
Cierre con evidencia
Ningún reporte se cierra sin foto o nota del trabajo hecho. Es lo que hace defendible el gasto ante la mesa directiva.
Tiempos de atención
El sistema mide cuánto tarda cada tipo de incidencia en cerrarse, y eso convierte una queja general en un dato concreto.
Quién lo usa
Qué ve cada rol en este módulo
Lo que un rol no puede hacer es parte del diseño, no una limitación pendiente.
En el celular
Lo que se hace desde el celular
- El residente levanta un reporte con foto en menos de un minuto.
- El residente sigue el estado de su folio sin preguntar en el grupo.
- El residente recibe el aviso cuando su reporte se cierra.
- El guardia reporta lo que ve en su ronda, con foto y ubicación.
- El proveedor recibe la orden, deja notas y sube la evidencia del cierre.
Casa 118
$2,035
Vence el 10 de agosto
- Generar pase de visitaPara hoy o para una fecha
- Reservar el salónSábado 18:00 disponible
- Reportar una incidenciaCon foto y folio
Qué se conecta con qué
Los módulos que trabajan junto a este
Comparten el mismo padrón, los mismos folios y los mismos permisos, así que la información no se captura dos veces.
Comunicados y avisos
Avisa del corte de agua y sabe quién lo leyó. Sin depender del grupo.
Reservación de amenidades
El salón, la alberca y la cancha con calendario, reglas y depósito.
Caseta y control de acceso
Cada entrada y cada salida quedan registradas con hora, placa y quién autorizó.
Reportes y finanzas
Morosidad, ingresos y accesos del mes, listos para la asamblea.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan de incidencias y mantenimiento
Si te falta algo, en la demo lo revisamos con los datos de tu comunidad.
Ver todas las preguntas¿El residente sabe en qué va su reporte?
Sí, y es la mitad del valor del módulo. Ve el estado, quién lo está atendiendo y, si se detuvo, por qué. Deja de preguntar en el grupo porque ya tiene la respuesta.
¿Los proveedores necesitan una cuenta?
Sí, con un rol de acceso muy limitado: solo ven las órdenes que se les asignan y no tienen acceso al padrón, a los saldos ni a nada más de la comunidad.
¿Se puede reportar algo dentro de mi casa y no del área común?
Sí. Una incidencia se puede marcar como privada de la vivienda, y entonces solo la ven esa casa y la administración.
¿Se puede medir cuánto tarda la administración en atender?
Sí. El sistema registra las fechas de cada cambio de estado, así que el tiempo promedio de atención por categoría es un dato, no una impresión.
¿El guardia puede levantar incidencias?
Sí, y suele ser quien más detecta. Desde su pantalla reporta con foto lo que ve en la ronda, y el reporte entra con la misma prioridad que cualquier otro.
¿Se puede vincular una incidencia con un gasto?
El reporte guarda la evidencia y el proveedor que atendió, que es lo que hace defendible el gasto en la asamblea. El registro contable se lleva en la contabilidad de la comunidad.
Siguiente paso
Ve Ágora con los datos de tu comunidad
Agenda 20 minutos. Cargamos tu padrón de muestra y te mostramos la operación de un día completo: cuota, pase de visita y bitácora de caseta.
Sin compromiso. Implementación acompañada y migración de padrón y saldos incluidas.