Roles y permisos
Cada quien ve lo que le toca, y queda registrado quién hizo qué
Un sistema que maneja el padrón, los accesos y el dinero de una comunidad no puede tener un solo tipo de usuario. Ágora separa seis roles, y lo que un rol no puede hacer es tan importante como lo que sí.
El problema hoy
Cómo se resuelve esto sin un sistema
En la mayoría de las comunidades el control de acceso al sistema se resuelve con una contraseña compartida. El administrador, su auxiliar y a veces el presidente del comité usan la misma cuenta para entrar al Excel de las cuotas. Cuando algo cambia, no hay forma de saber quién lo cambió.
Eso vuelve imposible cualquier aclaración. Un saldo aparece condonado y nadie sabe quién lo condonó ni por qué. Una vivienda desaparece del padrón. Un pago se aplicó a la casa equivocada. Sin usuarios separados y sin registro, esas situaciones se resuelven en una conversación incómoda entre personas que se tienen que seguir viendo cada semana.
Y el riesgo crece cuando entra información sensible. Un sistema que guarda el padrón de las familias, los horarios en que entran y salen y los adeudos de cada casa no puede tener un solo nivel de acceso. Que la caseta pueda consultar cuánto debe una vivienda, o que un proveedor vea los datos de los residentes, no es una comodidad: es un problema de protección de datos que la comunidad va a tener que explicar tarde o temprano.
Cómo funciona
Cómo se controla quién puede qué
Se asigna un rol, no permisos suelto por suelto
Cada persona entra con el rol que le corresponde y hereda un conjunto de permisos ya pensado para su trabajo.
Se define a qué comunidad entra
En una empresa administradora, un administrador de zona se limita a las comunidades que atiende. No ve nada de las demás.
Cada acción queda registrada
Quién emitió la cuota, quién aplicó el pago, quién condonó un adeudo, quién consultó el padrón. Con usuario, fecha y hora.
Rota el personal
Se desactiva el usuario y su acceso termina de inmediato, pero los registros que hizo permanecen a su nombre.
Se consulta la bitácora
Cuando un saldo no cuadra o un comité pide una explicación, la respuesta está en el registro, no en la memoria de nadie.
| Acción | Admin | Comité | Caseta | Residente |
|---|---|---|---|---|
| Emitir la cuota del mes | Sí | No | No | No |
| Ver el padrón completo | Sí | Sí | No | No |
| Registrar un acceso | Sí | No | Sí | No |
| Generar un pase de visita | Sí | No | Sí | Sí |
| Ver su estado de cuenta | Sí | Sí | No | Sí |
A detalle
Lo que hace el módulo, sin adjetivos
Cada punto es una función concreta que ya existe en el producto.
Seis roles con alcance definido
Residente, comité, administrador, caseta, proveedor y súper administrador. Cada uno con la vista y las acciones que su trabajo requiere.
Bitácora de auditoría
Cada acción sensible queda registrada con usuario, fecha y hora. Los saldos y los registros no cambian sin que se sepa quién los cambió.
Aislamiento entre comunidades
En multi comunidad, los datos de una no son alcanzables desde otra. El aislamiento es del sistema, no una configuración que alguien tenga que cuidar.
Acceso limitado para proveedores
Un proveedor ve solo las órdenes que se le asignan. No tiene acceso al padrón, a los saldos ni a las incidencias de otros.
Comité en modo consulta
La mesa directiva revisa reportes, documentos y estados de cuenta, pero no puede emitir cargos ni mover la operación del día.
La caseta sin datos financieros
El guardia necesita saber a qué vivienda va una visita, no cuánto debe esa vivienda. Su rol nunca ve información de cobranza.
Baja inmediata de usuarios
Cuando alguien deja el puesto, su acceso se corta al momento. No hay contraseñas compartidas que sigan funcionando después.
Acciones que exigen motivo
Condonar un adeudo o ajustar un saldo requiere escribir por qué. El motivo queda junto al movimiento, para siempre.
Quién lo usa
Qué ve cada rol en este módulo
Lo que un rol no puede hacer es parte del diseño, no una limitación pendiente.
En el celular
Lo que cambia según el rol en el celular
- El residente abre la app y ve su vivienda, su saldo y sus pases.
- El guardia abre la misma app y ve su turno, el escáner y la bitácora.
- El proveedor ve sus órdenes de trabajo y nada más.
- El administrador consulta reportes y resuelve pendientes desde donde esté.
Casa 118
$2,035
Vence el 10 de agosto
- Generar pase de visitaPara hoy o para una fecha
- Reservar el salónSábado 18:00 disponible
- Reportar una incidenciaCon foto y folio
Qué se conecta con qué
Los módulos que trabajan junto a este
Comparten el mismo padrón, los mismos folios y los mismos permisos, así que la información no se captura dos veces.
Padrón de residentes
Quién vive en cada vivienda, con quién contactar y desde cuándo.
Documentos y actas
Reglamento, actas de asamblea y estados financieros en un solo lugar.
Reportes y finanzas
Morosidad, ingresos y accesos del mes, listos para la asamblea.
Caseta y control de acceso
Cada entrada y cada salida quedan registradas con hora, placa y quién autorizó.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan de roles y permisos
Si te falta algo, en la demo lo revisamos con los datos de tu comunidad.
Ver todas las preguntas¿Los residentes pueden ver los datos de sus vecinos?
No. Un residente ve su vivienda, sus pases, su saldo y los documentos públicos de la comunidad. El padrón completo y los saldos de otras viviendas no están en su alcance.
¿El guardia puede ver quién debe la cuota?
No, y es intencional: el rol de caseta no tiene acceso a información financiera. Ve lo indispensable para operar la puerta y nada más.
¿Qué es la bitácora de auditoría?
Es el registro de quién hizo qué y cuándo: emisiones de cuota, aplicaciones de pago, condonaciones, cambios en el padrón y consultas de documentos sensibles. No se puede editar ni borrar.
¿Se puede crear un rol nuevo?
Los seis roles cubren la operación de una comunidad y están diseñados para no dejar huecos. Si tu caso necesita algo distinto, lo revisamos en la demo antes de que firmes nada.
¿Cómo funciona el aislamiento entre comunidades?
Cada comunidad es un espacio separado. Un usuario solo alcanza las comunidades a las que se le dio acceso explícito, y el aislamiento se aplica en el sistema, no depende de que alguien configure bien un filtro.
¿Qué pasa si renuncia el administrador?
Se desactiva su usuario y pierde el acceso de inmediato. Todo lo que registró se queda en la comunidad, a su nombre, así que el histórico no se va con la persona.
Siguiente paso
Ve Ágora con los datos de tu comunidad
Agenda 20 minutos. Cargamos tu padrón de muestra y te mostramos la operación de un día completo: cuota, pase de visita y bitácora de caseta.
Sin compromiso. Implementación acompañada y migración de padrón y saldos incluidas.