Documentos y actas
El reglamento y las actas donde cualquiera los pueda encontrar
El reglamento interno, las actas de cada asamblea y los estados financieros dejan de vivir en el correo de quien fue tesorero hace tres años. Cada carpeta con su propia visibilidad y su historial de versiones.
El problema hoy
Cómo se resuelve esto sin un sistema
El archivo de una comunidad suele estar repartido entre el correo del administrador, una carpeta en la computadora de quien fue tesorero y un grupo de WhatsApp donde alguien alguna vez mandó el reglamento en foto. Nada de eso es un archivo: es un conjunto de copias que nadie sabe si están vigentes.
Lo que no se encuentra, no existe. Un vecino discute con otro por el uso del asador y ninguno puede citar el reglamento porque ninguno lo tiene a mano. La administración termina siendo la única fuente de la norma, y cada aplicación de una regla parece una decisión personal en lugar de un acuerdo de asamblea.
Y con cada cambio de mesa directiva se pierde memoria. El comité que entra pide las actas de los últimos años y recibe una carpeta incompleta, sin los estados financieros que se presentaron ni las versiones anteriores del reglamento. La comunidad vuelve a empezar su historia documental cada dos años.
Cómo funciona
Cómo se organiza el archivo de la comunidad
Se sube lo que ya existe
El reglamento vigente, las actas que se conserven y los estados financieros del año. Lo que haya, en el estado en que esté.
Se definen las carpetas y quién ve cada una
El reglamento lo ven todos; los contratos de proveedores, solo la administración. La visibilidad se define una vez por carpeta.
Se sube el acta firmada
Queda con su fecha, y a partir de ese momento cualquier residente la puede consultar sin pedirla por WhatsApp.
Se actualiza el reglamento
La versión nueva entra sin borrar la anterior. Queda claro qué reglamento estaba vigente en qué periodo.
Los residentes buscan y encuentran
Desde la app abren el reglamento cuando hay una duda de convivencia, en lugar de preguntar en el grupo.
- Reglamento interno1 archivo
- Actas de asamblea 20264 archivos
- Estados financieros8 archivos
- Contratos de proveedores11 archivos
A detalle
Lo que hace el módulo, sin adjetivos
Cada punto es una función concreta que ya existe en el producto.
Visibilidad por carpeta y por rol
Cada carpeta define quién puede verla. El reglamento es público para la comunidad, los contratos no lo son, y eso queda configurado, no supervisado.
Versiones con fecha de vigencia
Cuando el reglamento cambia, la versión anterior se conserva. Para una aclaración de hace dos años se puede saber qué reglas aplicaban entonces.
Actas de asamblea por año
Las actas se organizan por ejercicio, con su fecha y su tipo —ordinaria, extraordinaria—, y se pueden descargar completas.
Estados financieros publicados
El corte que se presenta en asamblea queda publicado para la comunidad, así la transparencia deja de depender de que alguien reenvíe un archivo.
Aviso cuando se publica algo
Al subir un documento relevante se puede avisar a la comunidad, y el documento queda ligado al comunicado.
Búsqueda por nombre y por tipo
Con decenas de archivos acumulados, encontrar el acta de la asamblea de marzo no debería tomar más de unos segundos.
Bitácora de consultas
Queda registro de quién descargó qué documento sensible y cuándo, dato relevante en un archivo con información de la comunidad.
El archivo sobrevive al cambio de mesa directiva
Cuando cambia el comité, el archivo no se va con nadie. La comunidad conserva su historia documental completa.
Quién lo usa
Qué ve cada rol en este módulo
Lo que un rol no puede hacer es parte del diseño, no una limitación pendiente.
En el celular
Lo que se ve desde el celular
- El residente abre el reglamento interno cuando tiene una duda de convivencia.
- El residente descarga el acta de la última asamblea.
- El residente revisa el estado financiero que se presentó en la junta.
- El comité consulta documentos de gestión desde donde esté.
Casa 118
$2,035
Vence el 10 de agosto
- Generar pase de visitaPara hoy o para una fecha
- Reservar el salónSábado 18:00 disponible
- Reportar una incidenciaCon foto y folio
Qué se conecta con qué
Los módulos que trabajan junto a este
Comparten el mismo padrón, los mismos folios y los mismos permisos, así que la información no se captura dos veces.
Comunicados y avisos
Avisa del corte de agua y sabe quién lo leyó. Sin depender del grupo.
Reportes y finanzas
Morosidad, ingresos y accesos del mes, listos para la asamblea.
Roles y permisos
Cada persona ve lo que le toca ver, y queda registrado quién hizo qué.
Reservación de amenidades
El salón, la alberca y la cancha con calendario, reglas y depósito.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan de documentos y actas
Si te falta algo, en la demo lo revisamos con los datos de tu comunidad.
Ver todas las preguntas¿Los residentes pueden ver todos los documentos?
Solo los que la comunidad marque como públicos, que normalmente son el reglamento, las actas y los estados financieros. Los contratos con proveedores y los expedientes de gestión quedan restringidos a la administración.
¿Qué pasa cuando el reglamento se modifica en asamblea?
Se sube la versión nueva y la anterior se conserva con su periodo de vigencia. Eso importa cuando hay que resolver un caso de hace dos años con las reglas que aplicaban entonces.
¿Hay límite de espacio?
No hay un límite que estorbe para el uso normal de una comunidad. Si tu archivo histórico es muy grande, lo revisamos en la implementación.
¿Se puede saber quién descargó un documento?
Sí. Las descargas de carpetas sensibles quedan en la bitácora de auditoría con el usuario y la fecha.
¿Qué pasa con el archivo cuando cambia la mesa directiva?
Se queda en la comunidad. El cambio de comité es un cambio de permisos, no una entrega de archivos, así que la nueva mesa entra al mismo archivo con todo el histórico.
Siguiente paso
Ve Ágora con los datos de tu comunidad
Agenda 20 minutos. Cargamos tu padrón de muestra y te mostramos la operación de un día completo: cuota, pase de visita y bitácora de caseta.
Sin compromiso. Implementación acompañada y migración de padrón y saldos incluidas.