El presupuesto anual que evita las derramas de emergencia

Cuando una comunidad convoca a derrama porque se quemó la bomba, casi nunca se quemó de sorpresa. Las bombas duran lo que duran, los impermeabilizantes tienen vida útil y los elevadores necesitan mantenimiento mayor cada cierto número de años. Lo que falló no fue el equipo: fue que nadie lo presupuestó.

El presupuesto anual y el fondo de reserva son las dos herramientas que separan a una comunidad que opera de una que apaga incendios.

Empieza por el gasto real, no por la cuota actual

El error de arranque es tomar la cuota del año pasado y ajustarla por inflación. Eso perpetúa cualquier error que ya venía arrastrándose.

El orden correcto es al revés: primero se calcula cuánto cuesta operar la comunidad durante doce meses, y de ahí sale la cuota. Para eso hace falta el histórico de gasto real de los últimos doce meses, agrupado por partidas:

• Personal. Vigilancia, intendencia, jardinería, administración. Con sus cargas sociales y sus aguinaldos, que son el mes que siempre descuadra.
• Servicios. Energía eléctrica de áreas comunes, agua, gas, internet de caseta, telefonía.
• Mantenimiento recurrente. Bombas, elevadores, alberca, áreas verdes, control de plagas, extintores, portones y plumas.
• Seguros. Póliza de áreas comunes y responsabilidad civil.
• Administración. Honorarios, software, papelería, contabilidad.
• Reserva. La partida de la que habla la siguiente sección.

El fondo de reserva no es un ahorro genérico

Mucha gente lo entiende como «un dinerito por si acaso» y por eso nunca alcanza. El fondo de reserva tiene una función precisa: reponer activos de vida útil conocida cuando toque reponerlos.

La forma de calcularlo es hacer el inventario de esos activos con tres datos cada uno: cuánto costaría reponerlo hoy, cuántos años dura y cuántos lleva. Un portón de trescientos mil pesos con quince años de vida útil necesita veinte mil al año. Súmalo para todos los activos y tienes la aportación anual al fondo, dividida entre doce y entre el número de viviendas.

Ese número casi siempre asusta la primera vez. Es exactamente el número que la comunidad ha estado sin aportar, y por eso llegan las derramas.

Presupuestar con la morosidad real

Si la comunidad presupuesta suponiendo que cobrará el 100% de las cuotas y su morosidad histórica es del 18%, arranca el año con un déficit garantizado de 18%.

El ajuste es simple: se toma el gasto anual presupuestado y se divide entre la tasa de cobranza real —si cobras el 82%, divides entre 0.82— antes de repartirlo entre las viviendas. Duele, porque significa que los que sí pagan cubren a los que no, pero es la realidad matemática de la comunidad y esconderla no la cambia.

Lo honesto es presentarlo así en asamblea, con el número de morosidad a la vista. Suele ser el argumento más eficaz que existe para que la asamblea apruebe endurecer la cobranza.

Cómo se presenta para que se apruebe

Un presupuesto que llega a la asamblea como una cifra final se discute durante dos horas. Uno que llega con el histórico al lado se aprueba en veinte minutos.

La presentación que funciona tiene tres columnas por partida: lo presupuestado el año anterior, lo realmente gastado, y lo propuesto para el siguiente. Cuando un condómino ve que la partida de vigilancia subió porque el gasto real del año pasado ya la había rebasado, no hay discusión: hay un hecho.

Y conviene traducir el total a lo que le importa a cada quien: cuánto significa esto en la cuota mensual de una vivienda, y cuánto sería sin la aportación al fondo de reserva.

El seguimiento mensual es lo que lo hace real

Un presupuesto que se aprueba en enero y se vuelve a mirar en diciembre es un ritual, no una herramienta. El valor aparece cuando cada mes se compara lo gastado contra lo presupuestado por partida y se ve la desviación a tiempo.

Ahí es donde tener el gasto y la cobranza en el mismo lugar deja de ser comodidad y se vuelve control: el comité entra, ve el avance del año contra el presupuesto y detecta en marzo lo que de otro modo se descubre en noviembre.