Doce preguntas antes de elegir software para tu condominio

Cualquier software para condominios se ve bien en un demo de treinta minutos. La presentación usa datos limpios, un caso ideal y a alguien que conoce el sistema de memoria. Nada de eso te dice cómo va a ser tu operación en marzo del año que entra.

Estas son las preguntas que conviene hacer antes de firmar. Aplican a cualquier proveedor, nosotros incluidos, y varias de ellas incomodan a propósito.

Sobre tus datos

1. ¿De quién son los datos de mi comunidad?

La respuesta correcta es «de la comunidad». Si la respuesta es larga y llena de matices, ahí hay un problema. El padrón, los saldos, las bitácoras y los documentos son de los vecinos, no del proveedor.

2. ¿Cómo los exporto y en qué formato?

Pide que te lo muestren, no que te lo describan. Una exportación real, de todo, en un formato abierto como CSV o Excel. Si solo pueden darte PDFs, no es portabilidad, es un reporte.

3. ¿Qué pasa el día que decida dejar de usarlos?

Pregunta explícitamente: ¿me llevo los datos completos? ¿Hay un periodo de gracia para exportar? ¿Se cobra algo por la exportación? La retención de datos como palanca de negociación existe y es justo lo que quieres descartar antes de firmar.

4. ¿Dónde están alojados y quién puede verlos?

Región del centro de datos, si están cifrados en reposo, quién del proveedor tiene acceso a la base de datos y bajo qué circunstancias. Y si administran varias comunidades: cómo garantizan que una no ve los datos de otra, y si ese aislamiento está en el sistema o depende de una configuración.

Sobre permisos y seguridad

5. ¿Qué puede ver el guardia de caseta?

Es la mejor pregunta de diagnóstico de todo el cuestionario. Si el guardia puede consultar cuánto debe una vivienda, el sistema no tiene un modelo de permisos serio, tiene una pantalla con todo y usuarios que no la usan completa.

6. ¿Qué queda registrado cuando alguien condona un adeudo?

Debería quedar quién lo hizo, cuándo y por qué, en un registro que no se puede editar ni borrar. Si un saldo puede cambiar sin dejar rastro, el sistema no protege al administrador honesto ni le sirve a la mesa directiva.

7. ¿Puede la mesa directiva supervisar sin poder modificar?

Un rol de solo consulta para el comité no es un detalle: es lo que hace que la supervisión signifique algo. Si la única forma de que el comité vea los reportes es darle la cuenta del administrador, vas a terminar sin supervisión o sin control.

8. ¿Tienen certificaciones de seguridad?

Y aquí lo importante es la honestidad de la respuesta. Muy pocos productos de este tamaño en México tienen ISO 27001 o SOC 2. Un proveedor que dice que sí sin poder mostrarte el certificado y su alcance es más preocupante que uno que dice que no.

Sobre la migración y el arranque

9. ¿Quién captura mi padrón y mis saldos?

Si la respuesta es «tú, con nuestra plantilla», súmale dos semanas de trabajo tuyo al costo del sistema. La migración hecha por el proveedor debería estar incluida, y deberías poder entregar tu información como la tengas, no en un formato específico.

10. ¿Cómo capacitan a la caseta?

La caseta es donde fracasan la mayoría de estas implementaciones, porque es el usuario con menos tiempo, más rotación y peores condiciones de trabajo. Pregunta si la capacitación es en sitio, en el turno, y qué pasa cuando entra un guardia nuevo tres meses después.

11. ¿Qué pasa si la caseta se queda sin internet?

Si la respuesta es que deja de funcionar, sabes que van a volver a la libreta el primer día que se caiga la red. Y va a caerse.

Sobre el costo real

12. ¿Qué se cobra aparte?

Pide el desglose completo por escrito: implementación, migración, capacitación, soporte, actualizaciones, app móvil, usuarios adicionales, comunidades adicionales. Y pregunta si el precio es por vivienda o por usuario, porque si es por usuario vas a acabar limitando quién entra al sistema para no pagar más, que es exactamente lo contrario de lo que quieres.

Pregunta también qué pasa con el precio al renovar y con cuánta anticipación avisan un aumento.

La pregunta extra que más revela

Después de las doce, haz esta: «¿Qué no hace su producto?»

Un proveedor que responde «todo lo que necesites» no conoce su producto o no quiere decírtelo. Uno que te enumera tres cosas concretas que no hace y una que está en desarrollo te está dando la información con la que puedes decidir. Vas a descubrir esos límites de cualquier forma; la única variable es si los descubres antes o después de firmar.

Cómo debería ser el demo

Un demo útil no es una presentación. Pide tres cosas:

• Que usen tus datos, aunque sea un archivo de veinte viviendas tuyas y no las 214.
• Que te dejen entrar como cada rol: residente, caseta y comité, no solo como administrador.
• Que te muestren un error: qué pasa cuando un pase no valida, cuando un pago se aplica mal o cuando falta un dato.

Cómo se ve un sistema cuando algo sale mal dice más que cómo se ve cuando todo sale bien.

Si quieres hacernos estas preguntas

Todas las de esta lista están respondidas en el sitio: la parte de datos y permisos en seguridad, incluida la sección de lo que todavía no tenemos; la de migración y caseta en implementación; la de qué ve cada rol en roles y permisos; y la de conexión intermitente en app móvil.

Y si prefieres hacerlas en vivo con el sistema en pantalla, para eso es la demo.