Cómo organizar una asamblea de condóminos que no se pueda impugnar

La asamblea es el órgano máximo de una comunidad en régimen de condominio: es donde se aprueba la cuota, se elige a la mesa directiva, se autorizan obras y se rinden cuentas. También es el acto que más se hace mal, y el que más caro sale cuando se hace mal.

El patrón se repite: se convoca por el grupo de vecinos con tres días de anticipación, llega poca gente, se vota lo que se puede y seis meses después alguien impugna la cuota alegando que nunca fue convocado en forma. Y suele tener razón.

La convocatoria es donde se gana o se pierde

El régimen de propiedad en condominio es legislación estatal en México, así que los plazos exactos cambian según dónde esté tu comunidad. Lo que no cambia es la lógica: tiene que haber una convocatoria, con anticipación suficiente, dirigida a todos los condóminos y con el orden del día.

Tres cosas que conviene cuidar siempre:

• Que llegue a todos. No a los que están en el grupo de WhatsApp: a todos los que aparecen en el padrón, incluidos los que rentan su unidad y no viven ahí.
• Que quede constancia de que llegó. Acuse de lectura, firma de recibido o publicación en el lugar que marque el reglamento. Sin evidencia de la convocatoria, la asamblea es frágil.
• Que traiga el orden del día completo. Es el punto que más se descuida y el que más impugnaciones provoca.

Lo que no está en el orden del día no se puede votar

Este es el error más frecuente y el más fácil de evitar. Si la convocatoria dice «informe de tesorería y asuntos generales» y en la asamblea se aprueba una derrama de doscientos mil pesos para impermeabilizar, ese acuerdo está en el aire.

«Asuntos generales» sirve para comentar, no para decidir. Todo lo que se vaya a someter a votación —cuota del siguiente ejercicio, derramas, obras, elección de mesa directiva, cambios al reglamento— tiene que venir enunciado desde la convocatoria, con el detalle suficiente para que quien no asista sepa qué se va a resolver.

Quórum: la lista contra el padrón

El quórum se acredita comparando la lista de asistencia con el padrón de condóminos vigente. Suena obvio, y es justo donde tropiezan la mayoría de las comunidades: el padrón no está actualizado. Hay unidades que cambiaron de propietario hace dos años y siguen a nombre del anterior, unidades sin correo registrado y unidades que nadie sabe quién ocupa.

Con un padrón así, el quórum es una estimación. Y una estimación no se defiende.

Vale la pena también tener resuelto de antemano el tema de las representaciones: quién puede votar por un condómino ausente, con qué documento y cuántas representaciones puede acumular una sola persona. Si eso se decide en el momento, se decide mal.

La votación y el peso de cada voto

Dependiendo del régimen y de la legislación estatal, el voto puede contarse por unidad o ponderarse por el porcentaje de indiviso de cada una. En un condominio vertical con indivisos desiguales la diferencia es enorme: no es lo mismo contar cabezas que contar porcentajes.

Sea cual sea la regla, tiene que estar clara antes de votar y quedar asentada en el acta junto con el resultado. «Se aprobó por mayoría» no dice nada; «se aprobó con el 61.4% de los indivisos representados» sí.

El acta es el único producto que sobrevive

De todo lo que ocurre en una asamblea, lo único que existe seis meses después es el acta. Si no quedó escrito, no pasó.

Un acta útil incluye: fecha, hora y lugar; constancia de la convocatoria; lista de asistencia y quórum acreditado; cada punto del orden del día con su discusión resumida y su acuerdo; el resultado de cada votación; y las firmas de quienes la ley y el reglamento exijan.

Y tiene que quedar en un lugar donde los condóminos puedan consultarla. Un acta que vive en la computadora del secretario saliente es un acta perdida.

El expediente que hace que todo esto funcione

Nada de lo anterior requiere un sistema. Requiere orden. Lo que sí cambia con un sistema es que el orden deja de depender de que la persona correcta sea meticulosa:

• El padrón está vivo, así que el quórum se acredita contra un dato real.
• La convocatoria sale como comunicado con acuse de lectura y queda registrada con fecha.
• El acta, la convocatoria y el reglamento viven en el archivo documental de la comunidad, no en un correo.
• Cuando cambia la mesa directiva, el histórico completo sigue ahí.

La asamblea siguiente empieza con la anterior resuelta, que es exactamente lo que casi nunca pasa.